Toplantılar eğlenceli ve son derece etkili olabilir, ancak verimsiz bir toplantı, özellikle meşgulseniz, zamanınızı tüketmenize neden olabilir. Hibrit çalışma dünyasında nasıl üretken olabileceğimize dair devam eden arayışımızda, her toplantının değerli olması ve rolünüzü olumlu yönde etkilemesi önemlidir. Maalesef çoğu zaman durum böyle değildir.
İster hızlı bir ekip toplantısı olsun, ister beyin fırtınası ya da stratejik tartışma gerektiren bir toplantı olsun, bunu başarılı kılmak için takip edebileceğiniz bazı kurallar vardır. Çoğumuzun yalnızca haftanın bir bölümünde ofiste olduğu veya uzaktan çalıştığı şu günlerde bu durum özellikle geçerli.
Önerilen makale: elon musk teslanin cybertruck evsinin high end 4 motorlu hakkında bilgi almak ve güncel girişimcilik haberlerine ulaşmak almak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
Zippia araştırmasına göre kuruluşlar zamanlarının yaklaşık yüzde 15’ini toplantılara harcıyor ve bu toplantıların üçte biri verimsiz olarak değerlendiriliyor. İlginç bir şekilde, Dialpad tarafından yapılan bir anket, insanların yüzde 75’inden fazlasının toplantıları belirli bir gün veya saatte planlamayı tercih ettiğini, toplantı planlamak için en popüler günün Pazartesi, en uzun gün ise Çarşamba olduğunu ortaya çıkardı.
Başarılı Bir Toplantı Yürütmek
İnsanları bir odada (gerçek veya çevrimiçi) toplamak ve en iyisini ummak yeterli değildir! Burada DMI’da toplantıların nasıl yürüdüğü ve toplantıları yürütmenin en iyi yolu hakkında birçok araştırma yaptık. Etkili bir toplantı (sanal veya başka türlü) yürütmenize yardımcı olacak 9 basit ipucunu burada sizinle paylaşıyoruz.
1. Net bir gündem belirleyin
Zamanınız kısıtlıysa ve yapacak çok şeyiniz varsa (çoğu pazarlamacı gibi), amacı olmayan bir toplantı sıkıcıdır. Toplantıdan önce bir gündem gönderin, böylece insanlar ne bekleyeceklerini ve herhangi bir bilgi hazırlamaya ihtiyaç duyup duymadıklarını bilsinler.
Ayrıca işlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için bunu bir ekranda görüntüleyebilir veya hatta yazdırabilirsiniz (yüz yüze bir toplantı için). Bu, özellikle insanların uzaktan çalıştığı ve bir kampanya veya projeyle bağlantılarının kopabileceği çevrimiçi toplantılar için önemlidir.
Toplantının bir noktada teğet geçmesi veya daha küçük tartışmalara ayrılması durumunda toplantının tekrar yoluna girmesine yardımcı olur. Örneğin, “Bu harika bir fikir ama şu an için değil. Bunu tartışmak üzere bir sonraki X toplantısına ekleyelim.”
“Toplantılar çoğu zaman teğet geçebiliyor ve amaç kaybolabiliyor, bu da katılımcılar için sinir bozucu olabiliyor. Kolaylaştırıcı, katılımcıların hazırlıklı gelip, ayrılan süre içinde ihtiyaç duyulan konuları ele alması ve toplantıların fazla uzamasını önlemek için bir gündemi önceden paylaşmalıdır.”
Orla Stack, Dijital Pazarlama Enstitüsü İnsan Kaynakları Direktörü
2. İstediğiniz sonuçları bilin
Başlangıçtan itibaren toplantıdan ne elde etmek istediğinizi bilmelisiniz. Fikir mi arıyorsunuz? Bütçenin onaylanması gerekiyor mu? Zorlu bir projede ekip üyelerine destek sağlamak mı?
Ne istediğinizi açıkça belirtin ve toplantıdan sonuç aldığınızdan emin olmak için toplantı boyunca çalışın. Toplantının son birkaç dakikası sonraki adımlara geçmek ve bunları üstlenecek kişileri atamak için kullanılmalıdır. Herkesin bildiği net bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olur.
Ayrıca davet edilen herkesin takımda veya projede oynayacak bir rolü olduğundan veya dahil olduğundan emin olmalısınız. Başka şeyler yapabilecekken kimsenin zamanını boşa harcamayın.
3. Doğru ortamı bulun
Günümüzde uzaktan ve hibrit çalışma sayesinde toplantılar her yerde gerçekleştirilebiliyor. Önemli olan, toplantı için en iyi ortamın çevrimiçi mi yoksa şahsen mi yapılması gerektiği konusunda karar vermektir.
Operasyonel toplantılar çevrimiçi olarak hızlı bir şekilde yönetilebilir. Örneğin, günlük veya haftalık bir takım yakalama veya sprint, yuvarlak masa toplantısı yapılarak ve sonunda herhangi bir soru için zaman bırakılarak kolayca yönetilebilir.
Açık bir gündeminiz olduğu sürece iş geliştirici toplantıları uzaktan da yönetilebilir. Herkesin bilgilere erişebilmesini sağlamak amacıyla sunumları, slaytları veya görselleri paylaşmak için ekran paylaşımını kullanın.
Stratejik yönlendirme toplantıları derinlemesine düşünmeye, yeni fikirlere ve beyin fırtınasına odaklandığından yüz yüze toplantılar muhtemelen daha uygundur. Katılması gereken meslektaşlarınızı düşünün ve herkes için nelerin işe yarayabileceğini görün. İnsanların durumlarına uyum sağlamak için yer olmalıdır (uzaktan çalışanların ofise gidebilmesi için önceden bildirimde bulunmak gibi), ancak amacı ve istenen sonuçları gözden kaçırmayın.
4. Konuşma konularını hazırlayın
Fikir veya beyin fırtınası gerektiren bir toplantıyı yönetiyorsanız, önemli konuşma noktalarını masaya getirmelisiniz. Bunlar projeye ve sonuçlara göre yönlendirilecektir ancak işlerin konunun dışına çıktığını fark ederseniz toplantı sırasında bir beşik görevi görebilir.
Beyaz tahtaya sorular yazabilir ve insanlara fikirlerini sorabilirsiniz. Örneğin, düşük performans gösteren bir pazarlama kampanyasını tartışmak için bir toplantıysa, “Kampanyanın neyi beğendiniz?” gibi sorular sorun. Veya “Neyi daha iyi yapabilirdik?”
Bu teknik size pek çok yanıt verebilir ancak odada diğer kampanyaları beslemek veya performansı artırmak için kullanabileceğiniz bir fikir birliği olup olmadığını görme şansı verir.
5. Herkese konuşma şansı verin
Herkesin bir rolü ve iş unvanı olsa da, toplantının iyiliği için bunlar bir kenara bırakılabilir. Herkes kendi görev alanına bağlı kalırsa, denemek, yenilik yapmak veya strateji geliştirmek sınırlayıcı olabilir; pazarlama müdürü yalnızca pazarlama hakkında konuşabilir.
Toplantıda kimin olduğuna dikkat edin ve insanların konuşmasına izin verin. Herkesin farklı olduğunu unutmayın. Bazı insanlar daha yüksek sesle konuşurken, diğerleri fikir vermek için teşvik edilmeye ihtiyaç duyabilir. Katkıda bulunma şansları olmadığını düşünüyorsanız liderliği ele alın ve ekip üyelerine sorular sorun.
Bu genellikle kişilikleri yönetmekle ilgilidir, dolayısıyla konuşmaya bir veya iki kişinin hakim olduğunu düşünüyorsanız, sorular sorarak veya konuşmayı açarak konuyu değiştirin. Çevrimiçi bir toplantıda, daha cana yakın olması nedeniyle kamerayı açık tutmayı, konuşan kişinin kesintisiz konuşabilmesi için sessiz özelliğini kullanmayı ve insanların soru sormasına veya araya girmesine olanak sağlamak için ‘eller yukarı’ işlevini veya eşdeğerini kullanmayı düşünün.
“Hazırlık, toplantılarda daha iyi işbirliği yapılmasını sağlar ve takipte ısrar, toplantılardan sonra daha iyi sonuçlar alınmasını sağlar”
Ken Fitzpatrick, Dijital Pazarlama Enstitüsü CEO’su
6. Fikirleri ve çözümleri teşvik edin
Toplantınız çözüm bulmak veya fikir üretmekle ilgiliyse, böyle başlayın. Toplantıdan önce insanlardan 2 veya 3 fikir yazmalarını isteyin.
Daha sonra masanın etrafında dolaşın ve insanlardan bu fikirleri paylaşmalarını isteyin. Her birinden sonra görüş ve geri bildirim isteyin ve ardından bunları not edin (ya da belirlenen not alıcının bunu yapmasını sağlayın). Fikri söyleyen kişiye değil, fikrin kendisine odaklanın.
Zorlukların çözümleri için de aynısını yapabilirsiniz. Örneğin, “18-25 yaş arası gençlerin katılımını sağlamakta zorlanıyoruz, onlara ulaşmak için ne yapabiliriz?”
İnsanlardan bunu önceden yapmalarını isteyerek onlara hazırlanmaları ve hazırlıksız yakalanmamaları için zaman vermiş olursunuz. Bu aynı zamanda konuşmaya daha az eğilimli olan kişilerin de söz sahibi olma fırsatını sunacaktır.
7. Zamana dikkat edin
Toplantıların zaman içinde sürmesi çok kolaydır. İnsanların gündemine bir zaman aralığı koyduysanız, onların bunun etrafında başka şeyler planladıklarını unutmayın, dolayısıyla buna dikkat etmek sizin sorumluluğunuzdur.
Zamanında başlayın ve zamanında bitirin, tutarlı olun; böylece diğerleri toplantı zaman aralığına uymaları gerektiğini anlayacaklardır. Tutarlılık oluşturmak ve insanların her toplantıda ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlamakla ilgilidir; yani başka bir işe rastlamaz veya birinin başka bir toplantının başlangıcını kaçırmasına neden olmaz!
Daha uzun bir toplantı yapıyorsanız, hızlı bir e-posta kontrolü veya kahve takviyesi için bile olsa ara süreleri ekleyin; çünkü bu, insanlara tazelenme ve yeniden gruplanma şansı verir.
“Ofislerde sıkışık uzun toplantılardan hiçbir zaman hoşlanmadım. (Toplantı sırasında ayakta durmak) işe başlamanın, karar vermenin ve anlaşmayı imzalamanın çok daha hızlı bir yoludur.”
Richard Branson
8. Sonraki adımları ve eylemleri net bir şekilde tanımlayın
Başarılı bir toplantının nihai sonucu net adımlar ve eylemlerdir. Her toplantının sonunda sonraki adımları açıklığa kavuşturmak için zaman ayırın. Ayrıca, herkesin enerjik hissederek uzaklaşması için olumlu bir notla bitirdiğinizden emin olun.
Bu, bir görevi ve ardından bu göreve atanan birini içermelidir. Toplantıdaki herkesin katkıda bulunmasına izin verin veya belirli bir görevin birinin rolünün bir parçası olduğu açıksa sadece “Bunu sana vermemin bir sakıncası var mı X?”
Toplantıdan sonra notların veya sonuçların paylaşılması önemlidir, böylece yanlış iletişim olmaz ve herkes hangi eylemlerden sorumlu olduğunun bilincinde olur. Herkesin en son güncellemeleri takip edebilmesi için notların paylaşılan bir belgede veya klasörde bulunması faydalı olabilir.
DMI’dan Dave Behan’ın sözleriyle, “Proje toplantılarındaki en önemli odak noktalarından biri, ister benim için ister bir başkası için olsun, görevleri/sonuçları doğrudan proje yönetim sistemimize kaydetmektir. Bu eylemleri projede ele alacağız. gözden geçirme toplantıları ve bu onların takip edilmesini ve öğelerin gözden kaçmamasını sağlar.”
İnsanların üzerinde çalışacakları bir zaman çizelgesine sahip olması için son teslim tarihlerini de eklemelisiniz. Eğer bu başarılamazsa, bir sonraki toplantıda engellerin neler olduğu tartışılabilir ve o kişinin desteğe veya rehberliğe ihtiyacı olup olmadığına bakılabilir.
9. Geri bildirim isteyin
Bir toplantının iyi gittiğini veya günlük görüşmelerin çok verimli olduğunu düşünebilirsiniz, ancak diğerleri aynı şeyi hissetmeyebilir.
Kendinize uygun bir zaman çizelgesi seçin ve insanlardan geri bildirim isteyin. Bir ay genellikle insanlara bir toplantının etkinliğini ölçme şansı vermek için iyi bir zaman aralığıdır.
Kimseye fikrini söylemesi için baskı yapmayın, sadece fikrinizi herkese açın ve olumlu bir bakış açısı getirin. Örneğin, “Bu toplantıların sizin için daha iyi veya daha yararlı olacağını düşündüğünüz bir şey var mı?”
Toplantı denetimi gibi, insanların kaç toplantıya katıldığına da bakmaya değer. Bazı insanlar üretken olabilmek için günde üçten fazla toplantı yapmamayı tercih ediyor. Öyleyse kendinize şunu sorun: İnsanlar iş yapmakta ve toplantılara katılmakta zorlanıyor mu?
Eğer öyleyse, ters etki yapabilir ve strese veya tükenmişliğe neden olan bir dengesizliğe yol açabilir. DMI’da, ekibimizin toplantı zamanı ile masa başı çalışma arasında denge kurmasına yardımcı olmak için “çarşamba günleri toplantı yapılmaması” politikasını belirledik.
Bu alandaki bazı ipuçları için ‘Tükenmişliği Yönetmek İçin 10 Strateji’ bölümünü okuyun.
Başarılı bir toplantı yürütme – kontrol listesi
Toplantılar işbirliğini teşvik etmenin, ekip üyelerinizle iletişim kurmanın ve yeni fikirler üretmenin etkili bir yoludur. Ancak, yoldan sapmak kolay olabilir ve zamanla toplantının olması gerektiği kadar etkili olmayacağı anlamına gelebilir.
Başarılı toplantılar yürütmenize yardımcı olması için kullanabileceğiniz kullanışlı bir kontrol listesini burada bulabilirsiniz.
Pazarlama Uygulamaları 